GTD와 노션을 이용한 업무 정리

들어가며

해야 할 일을 효율적으로 정리해서 생산성을 높이기 위한 방안에 대한 고민이 항상 있어왔습니다. 기억을 더듬어보면 고등학교 1학년 때가 첫 시작이었던 것 같습니다. 사회생활을 시작하고 나서는 생존이 걸려 있으니 좀 더 필사적이 되었구요. 그 과정에서 여러 도구도 써봤습니다.

그러다 최근에는 GTD(Getting Things Done) 방법론과 노션(Notion)을 이용한 업무 정리 방법을 사용 중입니다. 막상 써보니 지금까지 써봤던 방법에 비해 꽤 괜찮습니다. 혹시 다른 분께 도움이 될 수 있을까 싶기도 하고, 2020년 말 현재 시점 제가 업무 정리를 어떻게 하는지 기록을 남기기 위한 목적으로 블로그에 소개해봅니다.

삽질의 역사

첫 시작은 몰스킨 데일리 노트였습니다. 학생 때는 일정을 월간 달력에 기록하고 매일 해야 할 일을 데일리에 정리하는 것만으로도 충분했습니다. 할 일이라고는 출석, 과제, 시험과 아르바이트 뿐이었으니까요.

군대에서 지급 받은 프랭클린 플래너도 꽤 오래 썼습니다. 당장 할 일에 파묻히는 대신 가치와 사명에 따라 방향성을 잡아준다는 설계 의도가 좋았습니다. 하지만 군대에서는 사병, 회사에서는 사원에 불과한 위치에서는 ‘긴급성’보다 ‘중요성’을 더 높은 우선순위로 두기가 쉽지 않았습니다. 프랭클린 플래너는 일의 자유도가 높고 책임이 무거운 사람에게 더 어울리는 체계가 아닌가 싶습니다.

그러다 2014년에 한 킥스타터 캠페인을 보고 큰 감명을 받았습니다. 불렛 저널의 창시자인 라이더 캐롤이 처음으로 불렛 저널의 개념을 대중에 소개한 때였습니다. 저는 특히 그 놀라운 자유도에 푹 빠져버렸고, 탄조공방의 가죽 커버에 복면사과 스퀘어 노트를 끼워넣어 불렛 저널을 시작했습니다. 불렛 저널의 필수 구성요소 뿐만 아니라 제가 필요한 양식, 예를 들면 개발 일정표, 실험 노트, 독서 노트 등을 자유롭게 만들어 쓰는 체계는 꽤 유용했습니다.

하지만 불렛 저널에도 제가 해결 못 한 문제가 있었습니다. 직급이 올라가고 업무의 양과 복잡도가 증가하면서 불렛 저널만으로는 할일을 한 눈에 보고 챙기기가 점차 어려워졌습니다. 먼슬리 로그와 퓨처 로그는 몇 쪽을 할당해도 부족한데다 양이 늘어난만큼 한눈에 들어오지 않았습니다. 노트 한 권을 다 쓸 때마다 새 노트에 내용을 옮겨적는 데 적잖은 시간이 걸리는데다 이전 노트의 기록에 대한 접근성이 떨어지는 아날로그 도구의 한계도 있었습니다.

GTD와 옴니포커스

GTD는 제가 할 일을 좀 더 쉽고 빠르게 찾아내어 생산성을 높이기 위해 도입한 개념입니다. GTD는 저처럼 쉴 새 없이 쏟아지는 일의 소나기를 흠뻑 뒤집어 쓰는 사람에게 유용합니다. 일의 홍수에 휩쓸리는 대신 지금 할 수 있는 일에 집중할 수 있도록 도와줍니다. 덕분에 업무 집중도가 높아지고 스트레스를 덜 받습니다.

GTD에 대해 관심이 있으시다면 데이비드 앨런의 “쏟아지는 일 완벽하게 해내는 법”을 읽어보시는 편이 제일 좋습니다. 간단히 개념을 구경해보기에는 옴니포커스 그룹에서 무료 PDF로 제공되는 “OmniFocus, GTD, and You”가 괜찮습니다. 그 외에도 국내외 인터넷에 다양한 자료가 나와있습니다.

GTD는 하나의 방법론이지 도구가 아닙니다. GTD를 구현하기 위한 준비물은 달력, 프로젝트 목록, 다음 할 일 목록 뿐입니다. 당연히 불렛 저널로도 구현할 수 있습니다. 그럼에도 제가 불렛 저널을 포기한 이유는 해야 할 일의 가짓수가 많고 의존 관계가 복잡해졌기 때문입니다. 매일 같이 달라지는 업무 상황을 불렛 저널에 손으로 쓰고 지우는 데 너무 많은 시간이 드는데다 종종 놓치는 일이 생기기도 했습니다.

원래 데이비드 앨런의 GTD도 종이와 파일철로 대표되는 아날로그 도구 기반이었습니다. GTD가 널리 알려지면서 요즘은 GTD를 디지털로 구현한 도구도 많습니다. 그 중 옴니포커스(OmniFocus)와 띵스(Things)가 유명합니다. 둘 다 꽤 비싼 가격이지만 GTD 방법론에 최적화되어 있으면서 아날로그 도구보다 부피가 작고 검색과 정리가 편리한 장점이 있습니다. 좀 더 간단히는 마이크로소프트 To Do, 애플 미리알림 같은 무료 도구를 활용할 수도 있습니다.

그 중 저는 옴니포커스를 2년 넘게 잘 쓰고 있습니다. 옴니포커스는 띵스보다 사용법이 덜 직관적인 대신 기능이 많습니다. 특히 폴더, 프로젝트, 그룹을 각각 여러 번 겹쳐 복잡한 계층 구조를 만들 수 있고, 프로젝트나 그룹 하위 업무들을 순차 수행하도록 설정할 수 있으며, 여러 속성을 씨실과 날실처럼 조합해서 지금 할 수 있는 일만 추출해내는 Perspective 기능이 아주 마음에 들었습니다.

노션과 메모 데이터베이스

불렛 저널의 업무 정리 기능을 옴니포커스로 넘기고 나니 불렛 저널에는 순수한 메모 기능만 남았습니다. GTD에서의 할일이나 프로젝트 목록은 단순히 기억을 환기시키는 장치일 뿐이기 때문에 일의 세부 내용을 저장할 별도의 메모 공간이 꼭 필요합니다. 이는 단순한 메모가 아니라 필요할 때 언제든 쉽고 빠르게 찾아볼 수 있는 외장 기억장치여야 합니다.

사실 저는 종이 메모에 대한 꾸준한 불만이 있었습니다. 십여 년치 업무 노트가 쌓이면 보관하는 것도 일인데 막상 그 안에서 필요한 정보를 찾기는 너무 어려웠기 때문입니다. 그래서 아예 종이 없는(Paperless) 업무 환경을 구축하기로 마음 먹고 원래 갖고 있던 아이패드와 애플 펜슬의 활용도를 높임과 동시에 쓸만한 다기능의 메모 앱을 알아봤습니다.

다양한 메모 앱 중 저는 노션을 골랐습니다. 높은 자유도와 다양한 기능 때문입니다. 저에게 필요한 건 메모 모음과 개인적인 데이터베이스였습니다. 그 중 메모 모음은 노션보다 일 잘 하는 앱이 여럿 있습니다. 하지만 메모를 잘 모으면서 테이블 형태의 데이터베이스를 생성하고 각종 정렬, 필터 기능을 잘 지원하는 앱은 노션만한 게 없었습니다. 웹 기반이라 지원 플랫폼에 제약이 없고 제가 글 쓸 때 선호하는 마크다운도 지원하는 건 덤입니다. (지금 이 글도 노션에서 작성 중입니다.)

노션도 단점은 있습니다. 워낙 기능이 많고 자유도가 높다보니 처음 익숙해지는데 시간이 필요합니다. 기능에 비해 UI도 아직 다듬을 부분이 많습니다. 특히 모바일은 더욱 그렇습니다. 아직 애플 펜슬 입력을 지원하지 않는 것도 단점입니다. 펜 입력을 지원하는 앱에서 쓴 손글씨를 복붙하는 과정이 필요합니다. 오프라인 지원도 아직 미비합니다.

노션을 몇 달 써보고 깨달은 점이 있습니다. 노션은 기가 막히게 많은 일을 할 수 있는 도구이지만 그만큼 조금만 방심하면 데이터베이스가 비대해지고 지저분해지기 쉽습니다. 데이터베이스와 페이지를 가능한 최소한으로 유지하고, 새로운 Property나 페이지를 추가할 때도 이게 꼭 필요한지에 대한 고민을 해봐야 합니다. 노션 내부 구조가 복잡해질수록 새로운 데이터 추가나 관리가 어려워져 생산성을 위한 도구가 도리어 생산성을 잡아먹을 수도 있습니다.

제 경우 대부분의 메모와 데이터는 베어(Bear)나 구글 킵(Keep)처럼 단 하나의 데이터베이스를 사용하면서 태그만 가지고 분류합니다. 새 메모를 만들 때 내용 외 추가로 입력할 거리가 적어야 덜 귀찮을 뿐만 아니라 신속성을 살릴 수 있기 때문입니다. 대신 사용 빈도가 잦고 Property를 추가하는 번거로움보다 이득이 큰 분야만 별도의 데이터베이스로 분리했습니다. 일기, 운동, 독서 기록, 글쓰기 초안 등이 그 예입니다.

업무 정리 루틴

아침에 출근하면 제일 먼저 머릿 속에 있는 모든 것들을 떠오르는대로 빈 종이에 자유롭게 기록합니다. 머릿 속을 비운 후 메일함을 열고 해야 할 일들을 역시 자유롭게 기록합니다. 전에는 실제 노트에 펜으로 기록했지만 요즘은 아이패드, 애플 펜슬과 굿노트 앱을 사용합니다. (GTD의 Capture 단계)

더 이상 기록할 일이 없으면 기록한 일들을 정리합니다. 제일 중요한 원칙은 실행 가능하며 하나의 일은 하나의 명확한 산출물을 가져야 한다는 점입니다. 이 원칙 아래서 일을 정리하면 자연히 일의 정의가 명확해지고 큰 일은 작은 일로 쪼갤 수 있습니다. 이 과정에서 일의 양과 내용의 막연함에서 오는 압박감이 크게 줍니다. (GTD의 Clarify 단계)

이제 옴니포커스와 굿노트를 동시에 열어두고 옴니포커스에 할 일을 옮겨 적습니다. 여러 일의 결과가 모여 하나의 산출물을 내는 일은 프로젝트로 분류하고 하위에 잘게 쪼갠 일들을 추가합니다. 각 프로젝트와 일은 과제와 단계 별로 구분된 폴더에 넣어 정리합니다. 각 일에는 적당한 Defer와 Due 일정을 설정하고 특성에 따라 태그를 부여합니다. 태그는 장소(‘Office’), 사람(‘홍길동’)을 필요에 따라 사용합니다. (GTD의 Organize 단계)

이제 일할 시간입니다. 옴니포커스의 Forecast 기능이 유용합니다. 캘린더에 등록된 일정, 오늘 결정하기로 미뤄둔 일(Defer)일과 오늘까지 머쳐야 할(Due)일, 그리고 특정 태그(제 경우 ‘Today’)가 할당된 일을 한눈에 볼 수 있습니다. 역시 옴니포커스의 Perspective 기능을 이용하면 여러 조건을 할당해 지금 할 수 있는 일만 골라 볼 수 있습니다. 심호흡을 하며 마음을 비운 뒤 앞서 잘 쪼개놓은 일을 목록에 뜨는대로 해치우기만 하면 됩니다. GTD를 실행하면서부터는 ‘막연하게 일이 많아 뭔가 놓치고 있다’는 걱정을 안 하게 되어 업무 집중도는 높아지고 스트레스는 줄었습니다. (GTD의 Do 단계)

메모는 노션을 이용합니다. 키보드나 스마트폰으로 정리할 수 있는 메모는 노션에 그대로 입력합니다. 애플 펜슬로 입력한 손글씨는 복사해서 노션에 붙여넣거나 PDF로 내보내서 역시 노션에 붙여넣습니다. 노션에서 손글씨 입력을 지원해주면 좀 더 편리해질 여지가 남아있습니다. 노션에 모든 메모를 모아두면 언제 어디서든 접근 가능한데다 검색을 통해 예전 기록을 찾아보기도 훨씬 편리합니다. 노션 페이지 주소를 옴니포커스의 할 일 하위 메모에 연결하면 옴니포커스의 부족한 메모 기능을 보완할 수도 있습니다.

일주일 중 마지막으로 출근하는 날에는 따로 잠깐 시간을 내어 업무 정리 체계를 정리합니다. 옴니포커스에서는 일주일에 한 번, 또는 별도로 정한 기간마다 모든 프로젝트를 리뷰할 수 있는 기능을 제공합니다. 매주 리뷰를 진행하면 업무의 우선순위를 조정하고 빼먹는 일이 없도록 챙기는 데 도움이 됩니다. (GTD의 Review 단계)

주간 업무일지도 같은 날에 씁니다. 옴니포커스의 기본 Perspective 중 Completed를 사용하면 매일 어떤 일을 했는지 날짜 별로 알 수 있습니다. 필요하면 노션에 저장된 메모도 불러와 참고합니다. 이 과정에서 노션에 저장된 메모도 적당히 제목이나 태그를 조정해서 나중에 검색하기 쉽도록 정리합니다. 특별히 새로운 미래 계획을 세우는 것이 아니라면 옴니포커스 리뷰, 주간 업무일지 작성, 노션 정리까지 30분이 채 안 걸립니다.

마치며

여전히 이루지 못 한 목표는 단 하나의 도구에 제 모든 업무 정리 과정을 통합하는 일입니다. 특히 옴니포커스가 담당하는 GTD와 노션이 담당하는 개인 데이터베이스 기능을 하나의 도구로 합치고 싶은데 실현하지 못 했습니다. 제가 지금껏 접해본 할 일 관리 도구는 메모나 첨부 기능이 빈약합니다. 노션이나 에버노트를 이용해서 GTD를 구현해봤지만 옴니포커스나 띵스에 비하면 운영과 유지관리가 훨씬 비효율적입니다. 나중에는 이 모두를 충족하는 새로운 도구가 나올지도 모르겠지만, 현재로서는 각 기능을 제일 잘 할 수 있는 도구를 연계해서 사용하는 것도 차선책은 되는 것 같습니다.

모든 생산성 도구는 유지관리에 시간과 노력이 필요합니다. 다만 생산성 도구를 유지하는 데 필요한 시간과 노력보다 생산성 도구를 활용했을 때 얻는 추가 생산성이 더 클 때만 생산성 도구를 사용하는 의미가 있습니다. 지금은 옴니포커스와 노션 조합에 만족하지만 앞으로 더 괜찮은 도구가 있으면 또 바꿔볼 생각입니다. 업무 효율성만 생각한다면 이미 잘 동작하는 도구가 있는데 새로운 도구를 검토하는 일은 불필요합니다. 하지만 모든 일에 더 효율적인 조합을 찾아가는 일은 제 취미 생활이기도 하므로 즐겁게 검토해보려 합니다.

10 comments

  1. 안녕하세요, 귀한 글 잘 읽었습니다.
    저도 GTD와 데이터베이스 구축에 2-3년 간 헤매고 있는데, 가장 잘 적응하신 것 같아서 이렇게 댓글 남깁니다.

    저도 애플을 쓰는데요.
    혹시 옴니포커스 standard 와 pro 중에서는 아무래도 프로를 써야 할까요?
    아이폰용 프로가 95000원이나 하더라고요 ^^;

    그리고, 앞으로 이런 글을 조금 더 디테일하게 글 써주실 수 있나요~? ^^ 너무 좋습니다.

    1. 감사합니다. Standard와 Pro의 가장 큰 차이는 커스텀 Perspective 지원 여부입니다. 액션과 프로젝트가 아주 많은 경우 아주 유용한 기능인데 저는 이것만으로도 Pro 돈값은 한다고 생각합니다. 일단 Standard를 사용하시다가 Pro로 업그레이드하는 선택지도 있으니만큼 우선 Standard(또는 Things 같은 다른 GTD 도구)를 먼저 써보시고 꼭 필요하다 싶으면 그때 Pro 업그레이드를 하셔도 되겠습니다.

  2. 안녕하세요, 귀한 글 잘 읽었습니다.
    저도 GTD와 데이터베이스 구축에 2-3년 간 헤매고 있는데, 가장 잘 적응하신 것 같아서 이렇게 댓글 남깁니다.

    저도 애플을 쓰는데요.
    혹시 옴니포커스 standard 와 pro 중에서는 아무래도 프로를 써야 할까요?
    아이폰용 프로가 95000원이나 하더라고요 ^^;

    그리고, 앞으로 이런 글을 조금 더 디테일하게 글 써주실 수 있나요~? ^^ 너무 좋습니다.

    1. 감사합니다. Standard와 Pro의 가장 큰 차이는 커스텀 Perspective 지원 여부입니다. 액션과 프로젝트가 아주 많은 경우 아주 유용한 기능인데 저는 이것만으로도 Pro 돈값은 한다고 생각합니다. 일단 Standard를 사용하시다가 Pro로 업그레이드하는 선택지도 있으니만큼 우선 Standard(또는 Things 같은 다른 GTD 도구)를 먼저 써보시고 꼭 필요하다 싶으면 그때 Pro 업그레이드를 하셔도 되겠습니다.

  3. 좋은 글 감사합니다.
    저도 옴니포커스를 쓰고 있고, 최근 노션을 알게 되서 이것 저것 배워가고 있는 중입니다.
    유튜브 동영상 중에, 노션을 이용해서 GTD를 구현하는 자료가 있어서 저도 몇 일 전부터
    만들어 실제 적용 가능 여부를 확인 중입니다.
    참고: https://www.youtube.com/watch?v=r6hUkChpwWQ&list=WL&index=35
    감사합니다.

  4. 좋은 글 감사합니다.
    저도 옴니포커스를 쓰고 있고, 최근 노션을 알게 되서 이것 저것 배워가고 있는 중입니다.
    유튜브 동영상 중에, 노션을 이용해서 GTD를 구현하는 자료가 있어서 저도 몇 일 전부터
    만들어 실제 적용 가능 여부를 확인 중입니다.
    참고: https://www.youtube.com/watch?v=r6hUkChpwWQ&list=WL&index=35
    감사합니다.

  5. 뜬금 없지만 읽으시는 책 들에 눈이 가네요. 좋은 책 추천 셀프로 잘 받고 갑니다. 불교는 왜 진실인가. 제목 부터 심하게 땡기네요. 마침 밀리의 서재에도 있어서 책소개를 봤는데 엄청 좋을거 같아용. 물론 다른 책 들도 좋아보이구요.

  6. 뜬금 없지만 읽으시는 책 들에 눈이 가네요. 좋은 책 추천 셀프로 잘 받고 갑니다. 불교는 왜 진실인가. 제목 부터 심하게 땡기네요. 마침 밀리의 서재에도 있어서 책소개를 봤는데 엄청 좋을거 같아용. 물론 다른 책 들도 좋아보이구요.

  7. 너무 도움되는 글이네요. 지금은 어떻게 하시는지 궁금합니다 🙂

    1. 지금도 거의 똑같은 프로세스로 일하고 있습니다. 오프라인 지원 때문에 노션 대신 옵시디언을 쓰는 것만 다릅니다.

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